内定辞退の伝え方｜メール・電話の例文と連絡前の確認

内定辞退を決めたら、企業が案内した連絡方法を確認し、先延ばしにせず伝えます。辞退する意思を曖昧にせず、選考と内定へのお礼を述べ、提出物・貸与物・面談予約など残る対応を確認するのが基本です。

「必ず電話」「メールでは失礼」という企業横断の規則はありません。企業指定、回答期限、入社日までの期間、連絡が届く確実性、記録の必要性をもとに方法を選びます。まだ就職先に迷っている場合は、辞退メールを作る前に条件と判断軸を確認してください。

最初に辞退を決めたか確認する

辞退連絡は、意思決定が終わってから送ります。不安があることと、辞退を決めたことを混同しないようにします。

現在の状態	次の行動
辞退すると決めた	企業指定の方法と回答期限を確認して連絡する
労働条件が分からず迷う	提示書面と求人時の条件差を確認する
複数内定で迷う	仕事内容・人・条件・生活を同じ項目で比較する
承諾期限を延ばしたい	期限前に企業へ相談する
入社後の生活だけが不安	仕事内容への懸念と新生活不安を分ける
家族の意見だけで揺れている	自分の必須条件と周囲の希望を別に記録する

比較を終えても漠然と不安な場合は、内定ブルーの正体診断で仕事内容、人間関係、条件、生活変化を分けられます。どちらの診断も、承諾・辞退の正解や法的な扱いを決めるものではありません。

内定辞退はいつまでに連絡するか

辞退すると決めた時点で、回答期限を待たず早めに連絡します。企業は採用枠、入社手続き、内定者向け日程を調整するため、放置や自然消滅を避けることが大切です。ただし「通知から何日以内」という全国共通の期限を一般記事で決めることはできません。

次の日時を一つの表にして、優先順位を決めます。

確認する日時	見る場所	対応
内定への回答期限	内定通知、メール	期限前に辞退を伝える
入社予定日	条件書面、案内	近いほど早く採用窓口へ連絡する
面談・研修日	予約メール	辞退と同時に取消を依頼する
書類提出日	承諾書、案内	提出済みか未提出かを記録する
貸与物の返却期限	企業案内	返却方法と費用負担を確認する

営業時間外に気づいた場合は、企業指定のメールやフォームで送信し、必要に応じて次の営業日に到達確認する方法があります。緊急でない夜間に、担当者の個人連絡先を探して電話する必要はありません。

メールか電話かを選ぶ

状況	選び方
企業が方法を指定している	指定されたメール、電話、フォームを優先
採用担当の返信可能メールがある	メールで用件と記録を残すことを検討
電話連絡を求められている	営業時間と担当者名を確認して電話
入社日・研修日が迫っている	早く届く方法で連絡し、必要なら記録も残す
電話がつながらない	メールやフォームでも辞退意思と連絡先を伝える
紹介会社を利用している	サービスの案内に従い、担当者へ連絡経路を確認
学校推薦など個別制度がある	企業と大学・学校の担当窓口へ早めに相談

電話は相手へ直接説明しやすく、メールは用件と日時を記録しやすいという違いがあります。どちらか一つを絶対の正解にせず、企業の処理が進めやすく、意思が確実に届く方法を選びます。

内定辞退メールの5要素

1. 内定辞退の連絡だと分かる件名
2. 企業名、部署名、担当者名
3. 内定通知へのお礼
4. 辞退する明確な意思
5. 選考時間へのお礼と署名

理由を詳しく求められていなければ、「慎重に検討した結果、辞退いたします」と簡潔に伝えられます。他社名、給与比較、企業への不満を長く書く必要はありません。

内定辞退メールの例文

以下は架空例です。企業指定、内定区分、氏名、後続手続きへ置き換えてください。

件名：内定辞退のご連絡（〇〇大学・山田花子）

株式会社〇〇
人事部　〇〇様

お世話になっております。〇〇大学の山田花子です。

このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
慎重に検討した結果、誠に勝手ながら内定を辞退いたします。

選考を通じて貴重なお時間をいただきましたこと、心より感謝申し上げます。

――――――――
〇〇大学〇〇学部
山田 花子
メール：xxxxx@example.com
電話：000-0000-0000
――――――――

「入社は難しいかもしれません」「辞退を検討しています」では、相談なのか決定なのかが分かりません。決定後は「辞退いたします」と一文で示し、お礼と分けます。

面談や研修を予約している場合

あわせて、〇月〇日に予定いただいている内定者面談につきましても、取消の手続きをお願いいたします。

貸与物を受け取っている場合

〇月〇日に受領した資料一式について、返却方法と期限をご案内いただけますでしょうか。

返却費用や方法を自己判断で約束せず、企業の案内を確認します。PC、入館証、資料など情報管理が必要な物は、配送方法やデータ消去の指示にも従ってください。

電話で伝える例文

電話する前に、大学名・氏名、辞退意思、お礼、確認事項をメモします。周囲が騒がしくない場所で、企業の営業時間を確認して連絡します。

受付・担当者への取り次ぎ

お世話になっております。内定のご連絡をいただいております、〇〇大学の山田花子と申します。採用ご担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。

担当者へ辞退を伝える

このたびは内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。慎重に検討した結果、誠に勝手ながら内定を辞退いたします。選考にお時間をいただきましたこと、心より感謝しております。

理由を聞かれた場合

自分が今後取り組みたい仕事と条件を改めて検討し、別の進路を選ぶことにいたしました。

理由は事実の範囲で答えます。架空の病気や家庭事情を作る必要はありません。個人的事情を詳細に話したくない場合は、「検討の結果、別の進路を選んだ」と範囲を区切ります。

辞退理由をどこまで話すか

辞退理由は、相手を説得する長い説明ではなく、決定が変わらないことを伝える補足として考えます。

相手からの質問	返答の範囲	避けたい対応
理由を特に聞かれない	「検討の結果、辞退します」で終える	自分から他社の条件を詳しく比較する
進路を聞かれた	「別の進路を選びました」と事実の範囲で答える	企業名や選考状況を作る
条件面を聞かれた	自分が重視した項目を簡潔に答える	相手企業を批判する
引き止めの提案を受けた	決定が変わらないか再確認して返答する	その場しのぎで再検討を約束する
個人的事情を聞かれた	話せる範囲を自分で決める	不要な健康・家庭情報まで伝える

たとえば「自分が希望する業務領域を検討し、別の進路を選びました」であれば、判断軸を示しつつ他社名を出さずに伝えられます。詳細を聞かれても、答えられない情報まで話す義務があると決めつけないでください。

電話中に結論が揺らいだ場合は、曖昧な返事をせず「決定は変わりません」と伝えるか、まだ決めていなかったなら一度持ち帰って回答期限を確認します。辞退を決めていない状態で、断りづらさだけを理由に辞退意思を口にしないようにします。

担当者が不在・電話がつながらない場合

受付へ辞退の詳細を長く話すのではなく、自分の氏名、内定に関する連絡であること、折り返しの要否を確認します。回答期限や入社日が近い場合は、企業が案内したメールやフォームにも辞退意思を送り、連絡した日時を残します。

留守番電話だけで手続きが完了したと決めつけません。個人の携帯番号へ何度も発信するのではなく、採用窓口に届く経路を使います。

電話後にメールを送る場合

企業からメールも求められた場合や、貸与物・予約の確認を記録する場合は、電話内容を簡潔にまとめます。

本日はお電話でご対応いただき、ありがとうございました。
お電話でお伝えしたとおり、内定を辞退いたします。

あわせて、〇月〇日に受領した資料について、返却方法をご案内いただけますでしょうか。

同じ謝罪を長く繰り返さず、企業が次に処理する必要がある事項を明確にします。

承諾後に辞退を考えている場合

承諾後も、企業からの連絡を無視せず早めに相談します。承諾時のメール、内定通知、誓約書、入社日、研修参加、費用、貸与物を一覧にし、採用担当へ状況を伝えてください。

厚生労働省のQ&Aでは、採用内定の法的な性格は事案によって異なり、通知書や誓約書、やり取りなどにより労働契約が成立していると判断される場合があること、内定者側からの辞退も個別事情に注意が必要であることが説明されています。採用の内定・内々定と辞退の注意点を確認してください（2026年9月7日確認）。

この記事だけで、個別の辞退が法的に問題ない・損害賠償が生じると断定することはできません。書面、研修、費用など判断しにくい事情がある場合は、大学のキャリアセンター、労働相談窓口、弁護士など適切な専門窓口へ相談してください。

貸与物・提出物・予定を確認する

項目	有無	企業の案内	対応期限	完了
承諾書・誓約書
内定者面談・研修
PC・資料・入館証
健康診断・証明書
交通・宿泊の予約
個人情報・登録データ

辞退メールを送っただけで終了とせず、企業から示された返却・取消・データ対応を確認します。返却物を送る場合は、宛先、梱包、追跡、費用負担を企業へ確認し、機密資料を自己判断で廃棄しないでください。

連絡が届いたか確認する

記録すること	内容
連絡日時	送信・通話した日時
連絡方法	メール、電話、フォーム
相手・宛先	担当者名、アドレス、窓口
伝えた内容	辞退意思、お礼、確認事項
企業からの案内	返却、取消、追加書類
完了日	後続対応が終わった日

メールを送ったら送信エラーと宛先を確認します。企業から返信がないまま回答期限、面談日、入社日が近づく場合は、採用窓口へ到達確認を行います。「返信がないから辞退は成立・不成立」と一般記事だけで判断しないでください。

避けたい連絡方法

• 企業からの連絡を無視し、自然消滅を待つ
• 「少し考えます」と辞退意思を曖昧にする
• 事実でない病気や家庭事情を理由にする
• 担当者の個人SNSや非公開連絡先へ送る
• 他社の条件を並べて応募企業を批判する
• 貸与物、研修、面談予約を未確認のまま放置する
• テンプレートに別企業名や他人の氏名を残す

企業名や担当者名を誤って送った場合は、誤りと正しい記載を明示して訂正します。別企業の情報を送った場合は内容を曖昧にせず採用窓口へ連絡し、削除等の指示を確認してください。

連絡前の最終チェック

• 辞退すると決めている
• 回答期限、入社日、企業指定の連絡方法を確認した
• 企業名、担当者、大学名、氏名が正しい
• 件名から内定辞退の連絡と分かる
• 辞退意思を曖昧にしていない
• 理由を事実以上に作っていない
• 選考と内定へのお礼を入れた
• 承諾後の場合は通知・誓約書・予定を確認した
• 貸与物、提出物、面談予約の対応を確認した
• 送信・通話日時と企業の回答を記録する準備をした

辞退ではなく承諾する判断になった場合は、内定承諾メールの書き方で、条件確認、承諾意思、入社日、提出期限を確認してください。承諾と辞退の表現を同じ連絡へ混在させないようにします。

よくある質問

内定辞退の理由は詳しく伝える必要がありますか？

企業の質問や案内に応じて、事実の範囲で答えます。他社名、他社の給与、個人的事情を無理に詳しく説明する必要はありません。「検討の結果、別の進路を選んだ」と簡潔に伝えられます。

メールだけで辞退してもよいですか？

企業指定の方法と状況を確認します。返信可能な採用メールがあり、期限まで余裕がある場合はメールで意思と記録を残せます。電話指定や日程が迫っている場合は電話を優先し、つながらなければメール等も利用します。

電話で強く引き止められたらどうしますか？

辞退を決めているなら、お礼を伝えた上で「検討の結果、決定は変わりません」と簡潔に答えます。一人で対応しにくい、威圧的な連絡が続く、法的な説明を受けた場合は、大学や専門窓口へ相談してください。

辞退メールへ返信がありません

宛先、送信エラー、指定経路、マイページの受付状態を確認します。回答期限や入社関連の日程が迫る場合は、採用窓口へ到達確認を行い、連絡日時を記録してください。

学校推薦でも同じですか？

一般応募と同じ手続きだと決めつけず、推薦制度の案内を確認します。企業だけでなく、大学・学校の担当窓口へも早めに相談してください。

まとめ

内定辞退を決めたら、企業が指定した方法と回答期限を確認し、早めに連絡します。辞退意思とお礼を別の文で明確にし、承諾後なら通知書・誓約書、研修、貸与物、提出物などの後続対応も確認してください。

電話かメールかを絶対的なマナーで選ぶのではなく、意思が確実に届き、企業が処理でき、記録が残る方法を選びます。連絡後は送信・通話日時と返却等の完了日を記録し、必要な手続きまで終わらせてください。